احتمالا همه ما در مورد استارتاپ‌ها شنیده‌ایم و درباره فعالیت آن‌ها خبر داریم. استارتاپ‌ها یا کسب و کارهای نوپا که عموما هم حول تکنولوژی و فناوری‌های جدید شکل گرفته‌اند، شرکت‌ها و کسب و کارهایی هستند که به سرعت رشد می‌کنند و به جلو می‌روند. بیش‌تر خرید و فروش‌ها در فضای مجازی با همین استارتاپ‌ها انجام می‌شود. این رشد سریع استارتاپ‌ها و کسب و کارهای نوپا نشان می‌دهد که اقتصاد آینده در دست همین استارتاپ‌ها است.

بیش‌تر این شرکت‌ها در ابتدای شروع کار خود فقط روی فعالیت‌های بازاریابی کسب و کار خود تمرکز می‌کنند و صرفا می‌توانند از اوضاع مالی خود در آینده یک پیش بینی ارائه کنند و اینکه کی به سود می‌رسند نیز تنها تخمینی است و به طور کلی از اهمیت حضور یک واحد مالی یا یک مشاور مالی غافل می‌شوند.

موفق شدن یا نشدن همه کسب و کارها، به دانش مالی موجود در آن کسب و کار مرتبط است؛ استارتاپ‌ها و کسب و کارهای نوپا نیز از این قاعده مستثنی نیستند. شاید استارتاپ‌ها در شروع کار نیاز به حضور حسابدار یا مدیر مالی با دانش مالی موثر را احساس نکنند اما با پیشرفت کارها این نیاز بیش‌تر و بیش‌تر حس می‌شود و ممکن است نبود این نقش در استارتاپ‌ها مشکلاتی را ایجاد کند.

توان مالی و نقدینگی کم در اغلب شرکت‌های نوپا و استارتاپ‌ها نیاز به مدیریت امور مالی را بیش‌تر می‌کند؛ تنها پیش بینی بازگشت پول و سود کافی نیست و باید به جزئیات امور حسابداری نیز توجه شود که اغلب استارتاپ‌ها از آن غافل هستند. بعد از گذشت مدت زمانی و رشد سریع این کسب و کارها، امور حسابداری از دست صاحبان شرکت خارج می‌شود و کم کم خطاها و اشتباهات این مدت بروز و ظهور پیدا می‌کند. این مشکلات در اول راه کسب و کارهای نوپا، نابسامانی‌های زیادی را به دنبال دارد که درست و اصلاح کردن آن‌ها کار آسانی هم نیست.

این موضوعات اهمیت حسابداری و مدیریت مالی از ابتدای کار استارتاپ‌ها را نشان می‌دهد تا دچار بحران‌های مالی نشوند و از شکست مالی دور بمانند.

استخدام حسابدار

اگر استارتاپ خود را راه‌اندازی کرده‌اید، به واحد حسابداری نیز مانند بقیه واحدها نگاه کنید، کسب و کار شما نیاز به حسابداری نیز دارد. شاید در ماه‌های ابتدایی بتوانید از استخدام یک حسابدار طفره بروید و به بعد موکولش کنید، اما این کار را ادامه ندهید و برای استخدام اقدام کنید و تمام تمرکز خود را روی امور تبلیغات و بازاریابی نگذارید.

قبل از شروع هر کاری باید به مسائل مالی توجه کنید، این موضوع در راه انداختن یک کسب و کار جدید مهم‌تر و پررنگ‌تر هم خواهد شد، بدون برنامه‌ریزی و برنامه درست برای مسائل مالی و هزینه‌ها و درآمدها نمی‌توانید برای مدت طولانی استارتاپ خود را سرپا نگه دارید.

مطمئن باشید اگر بخواهید به همین روال ادامه دهید، کم کم مشکلات مالیاتی و حسابرسی و … به سراغ شما خواهند آمد و گریبان‌ شما را خواهند گرفت. شاید بگویید یک نرم افزار حسابداری هم این کارهای شما را راه خواهند انداخت، ولی اینطور نیست؛ درباره نرم افزارها در ادامه با هم بیش‌تر سخن خواهیم گفت.

این موضوع را فراموش نکنید که موفقیت هر کسب و کاری، چه نوپا و چه کهنسال، به امورات مالی آن بسیار وابسته است. شما برای شروع نیاز به یک دانش قوی مالی دارید تا بتوانید تصمیمات درست مالی و حسابداری بگیرید تا از افتادن به تله‌های مالی جلوگیری کنید.

مزایای داشتن حسابدار

به همین خاطر می‌توان این توصیه جدی و موکد را به همه صاحبان استارتاپ‌ها و سرمایه‌گذاران آن‌ها کرد که از همان شروع کار و هم‌زمان با تاسیس کسب و کارتان، یک زیرساخت درست و قوی برای امورات مالی خود بچینید. حسابداری اصولی و اجرای تمام قوانین مالی و مالیاتی می‌تواند شما را زودتر به اهدافی که برای کسب و کارتان چیده‌اید و در نظر دارید، برساند.

فواید داشتن حسابدار کم نیست، داشتن گزارش‌های مالی که مدیران بتوانند در هر لحظه با چک کردن آن‌ها به اوضاع مالی شرکت اشراف داشته باشند و از جزئیات کار با خبر شوند، یکی از این فواید است. تهیه گزارش گردش حساب و حساب‌ها، گزارش چک‌ها، گزارش نقدینگی، گزارش سود و زیان، ترازنامه‌ها، گزارش انبار، گزارش میزان خرید و فروش و … همه و همه از وظایف حسابدار است که می‌تواند چراغ راهی روشن برای رسیدن به اهداف تعیین شده باشد.

در یک کلام حضور حسابدار باعث می‌شود نیازهای مدیران یک کسب و کار در حوزه مالی حل و فصل شود و با زبان مالی گزارش‌های مورد نیاز خود را برای ادامه راه و تعیین استراتژی‌های رسیدن به هدف تعیین و مشخص کنند.

استفاده از نرم افزارهای حسابداری

شاید به جای استخدام یک حسابدار برای کسب و کار نوپای خود، به فکر خرید یک نرم افزار حسابداری هستید تا خودتان کنترل امور مالی را به عهده بگیرید و آن‌ها را انجام دهید. درست است که این نرم افزارهای موجود بسیاری از امور مالی مثل ثبت اسناد مالی، فاکتورهای فروش و هزینه و درآمدها و موجودی حساب‌های شما را برایتان فراهم کنند و گزارش‌های تحلیل از وضعیت را در اختیار مدیران استارتاپ‌ها قرار دهد؛ اما به یک نکته توجه داشته باشید که امور مالی فقط این‌ها نیستند.

اقدام به خرید یک نرم افزار حسابداری بدون دانش حسابداری، مشکلاتی برای شما ایجاد خواهد کرد که با جلو رفتن کارها به آن‌ها برخورد می‌کنید. ضعف‌های برخی از این نرم افزارها ممکن است اختلاف‌های مالی بزرگی را در پی داشته باشد که تمام کار شما را خراب می‌کند.

البته ممکن است در بعضی از کسب و کارها در روزها و ماه‌های ابتدایی نیازی به حضور مستمر و مستقر یک حسابدار نداشته باشند، احتمالا در ماه‌های اول خرید و فروشی صورت نمی‌گیرد و درآمدی نیز حاصل نشود؛ اما نخریدن نرم افزار حسابداری را به هیچ بهانه‌ای نباید عقب انداخت، بالاخره هر کسب و کاری از روز اول هزینه‌هایی دارد که باید ثبت شوند. با یک مشاور مالی مشورت کنید و نرم افزار مناسبی را برای کسب و کار خود انتخاب کنید تا تمام تراکنش‌های روزانه استارتاپ خود را ثبت کنید تا به مشکلی نخورید.

احتمالا در ابتدای شروع کار، ثبت داده‌ها و دارایی‌ها، هزینه‌ها و بدهی‌ها و … بتواند نیاز اطلاعاتی سهامداران و سرمایه‌گذاران را مرتفع کند و آن‌ها را به سمت تصمیم‌گیری بهتر و ریسک کم‌تر سوق دهد. استفاده از نرم افزارهای حسابداری تا وقتی که نیاز شما را برطرف کند، برایتان کافی خواهد بود و شما می‌توانید بعد از گذشت زمانی و به مرور با برخورد با مسائل مالی مثل امور مالیاتی و دارایی، دریافت و پرداخت تسهیلات، می‌توانید سراغ یک استخدام حسابدار یا مشورت با یک مشاور مالی بروید و مشکلات خود را برطرف کنید.

اشتباهی پیش پا افتاده اما حیاتی

با وجود همه این مسائل، خیلی از مدیران کسب و کارهای نوپا در شروع کار به این نکته توجه نمی‌کنند و صرفا معطوف به دیگر فعالیت‌های شرکت می‌شوند. استارتاپ‌ها به سرعت گسترش می‌یابند و مسائل و دغدغه‌هایشان نیز بزرگ و بزرگ‌تر می‌شود و اگر از همان ابتدا امور مالی سر و سامانی نیافته باشد، مشکل روز به روز بیش‌تر و بیش‌تر می‌شود. در ابتدای این گسترش که همه افراد شرکت سرمست و خوشحال از این گسترش و بزرگ شدن هر روزه هستند، کنترل بسیاری از امور مالی از دست آن‌ها خارج می‌شود و هیچ گزارشی از وضعیت مالی استارتاپ خود ندارند.

بسیاری از استارتاپ‌ها که با ایده و توان خوبی شکل گرفته‌اند و بسیار سریع هم رشد کرده‌اند، به خاطر عدم مدیریت مالی صحیح که منجر به مشکلات مالی شده است و بعد از گذشت زمان دیگر رفع این مشکلات سخت غیر ممکن شده است؛ از بین رفته‌اند.

یک حسابدار یا مدیر مالی یا حتی مشاور مالی، تنها وظیفه رسیدگی به اسناد مالی و هزینه‌ها و درآمد‌ها و اعتبارات و بدهی‌ها را به عهده ندارد، او باید در تصمیم‌های مهم و اساسی کسب و کار هم شریک باشد و با توجه به اوضاع مالی استارتاپ نظرات و راهکارهای خود را ارائه دهد. این نظرات می‌تواند نقشی تاثیرگذار در تعیین استراتژی‌های شرکت و همچنین اقدامات آینده استارتاپ داشته باشد و این کسب و کار را از خطرات احتمالی محافظت کند.

مهمترین اقدامات در ابتدای کار یک کسب و کار نوپا و استارتاپ

قبل از هر اقدامی در یک کسب و کار نوپا و استارتاپ، باید امور مالی و گزارشات مالی را تحلیل و آنالیز کنید؛ اگر تصمیمی گرفته‌اید بدون این‌که شرایط مالی را برانداز کرده باشید، به نظر می‌رسد باید منتظر سر رسیدن مشکلاتی باشید. تصمیم درست در یک استارتاپ بعد از تفسیر، تحلیل و مشورت گرفته می‌شود، به این معنی که داشتن گزارش مالی و تفسیر آن، هر چند که گزارش مالی شما دقیق و کامل هم نباشد، باید در ابتدای امر انجام پذیرد. بعد از تفسیر این گزارش‌ها نوبت به تحلیل و آنالیز آن‌ها می‌رسد که تا این‌جا کار مدیر مالی یا حسابدار کسب و کار است. همچین تصمیمی قاعدتا به نفع استارتاپ شما خواهد بود و شما را برای رسیدن به اهداف‌تان کمک می‌کند.

بودجه بندی

حسابدار می‌تواند با بودجه‌بندی دقیق و همچنین اشراف به بازار و تغییرات آن از تغییر در هزینه‌ها و درآمد و میزان فروش پیش بینی و تخمینی ارائه دهد که در خیلی از موارد کارآمد و راه گشاست. همچنین او می‌تواند با کنترل حساب‌های دریافتنی و تحلیل رفتار مشتریان، مشتریان بدحساب را شناسایی کند و به مدیران معرفی نماید. توانایی تبدیل فاکتورها مشتریان به پول نقد نیز یکی دیگر از مهار‌ت‌ها و وظایف حسابداران است که می‌تواند بسیار به یک کسب و کار نوپا کمک کند.

مدیریت جریان نقدینگی

مدیریت جریان پول‌های نقد و همچنین سرمایه در گردش یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران و سرمایه‌گذاران یک استارتاپ است که می‌خواهند همواره در گزارش این موضوع را داشته باشند؛ یکی دیگر از نقش‌های حسابداری و مدیریت مالی در استارتاپ‌ها، ارائه همین گزارش‌ها به مدیران و سهام‌داران است. از میان این گزارش‌ها مدیران می‌توانند سود خالص کسب و کار نوپای خود که وابسته به چرخه و جریان وجوه نقد است، را بررسی کنند و نتیجه‌گیری نمایند.

اشراف بر مسائل مالیاتی

امور مالیاتی یکی دیگر از معضلات این روزهای همه کسب و کارها، به خصوص استارتاپ‌ها، است. ثبت اسناد لازم برای گزارش‌های مالیاتی، صورت‌های مالی ماهیانه و فصلی، ترازنامه سود و زیان، صورت مالی جریان وجوه نقد و … برای داشتن یک گزارش مالیاتی لازم و واجب است. این موارد نیاز یک استارتاپ به حسابدار یا مدیر مالی را مشخص و واضح بیان می‌کند؛ چرا که انجام همه این امور مالی هم نیاز به تخصص دارد که کار هر کسی نیست و هم احتمالا میان همه کارهای شروع و راه‌اندازی یک کسب و کار تازه ممکن است از توان بقیه افراد خارج باشد و از قلم بیفتد. همین از قلم افتادن ممکن است باعث جریمه‌ها و مشکلات مالیاتی بزرگی شود که کل کسب و کار را به خطر بیندازد.

نرم افزار حسابداری

استفاده از نرم افزار حسابداری نیز می‌توانند برای رسیدگی به امور مالی استارتاپ‌ها راه گشا باشند، اگر در ابتدای راه نخواستید حسابدار داشته باشید و وقت این را هم ندارید که خودتان به همه امورات مالی رسیدگی کنید، خرید یکی از این نرم افزارها کار مناسبی است. البته باید دقت داشته باشید که نرم افزاری را انتخاب کنید که جواب نیازهای شما را در آینده نیز بدهد.

مدیران یک کسب و کار نوپا باید در همه حال میزان موجودی، میزان هزینه‌کرد، فروش و درآمد و … را بدانند و همه این‌ها را نمی‌شود مانند قدیم در یک دفتر رویداد مالی ثبت کرد؛ پس نیاز به یک نرم افزار دارید تا هم این اعداد و ارقام جایی با کم‌ترین خطای انسانی ثبت شوند و هم وقت زیادی از شما نگیرند. نرم افزارهای حسابداری این کمک را نیز به شما می‌کنند که به گزارش‌های دقیق و تحلیلی هر زمان که خواستید دسترسی داشته باشید.

ثبت درست و اصولی هزینه‌هایی مثل حقوق و دستمزد، خرید و تامین منابع و مواد مصرفی برای تولید محصولات، هزینه‌های جاری، هزینه‌های تبلیغات و بازاریابی و … در نرم افزارهای حسابداری به مدیران ارشد و سرمایه‌گذاران استارتاپ‌ها کمک می‌کند تا تخمین و پیش بینی درست‌تری از سود و زیان داشته باشند.

البته استفاده از یک نرم افزار حسابداری، هر چند هم که خوب و کامل و کارآمد باشد، نیاز به حسابداری و مدیریت مالی برای استارتاپ‌ها را برطرف نمی‌کند. با پیشرفت کارها و فعالیت‌های استارتاپ و درآمدزایی بیش‌تر و بیش‌تر، حضور یک حسابدار یا مدیر مالی قطعا کمک بسیاری به پیشرفت کسب و کار خواهد کرد.