نرم افزار حسابداری آنلاین و مدیریت کسب و کارها

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape

نرم افزار حسابداری آنلاین و مدیریت کسب و کارها

نرم افزار حسابداری آنلاین و مدیریت کسب و کارها

ثبت حساب و تراکنشهای مالی، مدیریت مالی و حسابداری یکی از مراحل مهم در تجارت هر کسب و کار قانونی است. در واقع نرم افزار حسابداری قلب تپنده یک کسب کار است. شما برای ردیابی سلامت کسب و کارتان لازم است نرم افزار حسابداری انتخاب کنید که متناسب با کسب و کارتان بوده و گزارش های مختلفی را در مورد عملکردهای شما در کسب و کارتان از زوایای مختلف به شما ارائه کند. همچنین یک برنامه حسابداری خوب به شما اجازه ردیابی صورتحساب ها و مدیریت موجودی و یا پروژه هایتان را خواهد داد.اما تجربیات و بررسیهای کارشناسان نشان می‌دهد که استفاده از نرم‌افزار حسابداری به دلایل گوناگونی ممکن است به تعویق بیفتد از جمله:

  • عدم آشنایی مدیر و مالک کسب و کار با حسابداری
  • هزینه‌های بالای خرید نرم‌افزار و راه‌اندازی آن
  • نبود بستر مناسب سخت ‌افزار، سرور، شبکه و …
  • هزینه بالای استفاده از مشاور و حسابدار
  • اهمیت ندادن به موضوع مدیریت مالی و حسابداری

بدیهی است هرچقدر امور مالی و حسابداری خود را به تاخیر بیاندازید در آینده مشکلات بیشتری گریبان شما را خواهد گرفت. این مسائل و مشکلات از جنبه‌های مختلفی قابل بررسی هستند. همانگونه که می‎دانید استفاده‌کنندگان اطلاعات حسابداری فقط مدیران کسب و کارها نیستند و ذینفعانی مانند دولت (مالیات و بیمه)، بانکها نیز به اطلاعات مالی کسب و کارها نیاز دارند.

به صورت خلاصه می‌توان مشکلات عدم استفاده از یک سامانه جامع حسابداری را در عناوین زیر بیان کرد:

  • عدم وجود اطلاعات لازم برای ارائه به دولت (مالیات، بیمه و …)
  • جرائمی که ممکن است به علت عدم ارائه دقیق اطلاعات برایتان تحمیل گردد.
  • عدم وجود اطلاعات دقیق برای ارائه به بانکها و موسسات و سرمایه گذاران برای جذب سرمایه‌گذاری و یا دریافت تسهیلات
  • عدم وجود اطلاع ا ز روند سود و زیان شرکت در سالهای گذشته و تصمیم گیری برای آینده

نکته: هر میزان که راه‌اندازی نرم‌افزار حسابداری خود را به تاخیر بیاندازید، در آینده راه‌اندازی آن دشوارتر می‌شود.

انتخاب یک نرم افزار حسابداری خوب می تواند یک چالش بزرگ برای کسب کارها باشد. هر برنامه ای شامل مجموعه ای از ویژگی های مختلف است که با توجه به تعداد کاربران استفاده کننده از برنامه و امکانات فراهم کرده، هر کدام قیمت خاص خود را دارند. در انتخاب و خریداری یک نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود باید سه مورد را در نظر بگیرید:

  • قیمت: آیا نرم افزار حسابداری پایه و ارزان مناسب کسب و کار شماست یا نرم افزار حسابداری با امکانات بیشتر و قیمت بیشتر؟
  • قابلیت استفاده: آیا کسب و کار شما به گونه ای است که کاربران شما همواره نیاز به استفاده از نرم افزار حسابداری دارند؟ آیا ترجیح می دهید یک سیستم مبتنی بر ابر داشته باشید که هر کجا و از طریق هر پلت فرمی قابل دسترسی باشد؟ آیا نیاز به نرم افزار حسابداری دارید که از طریق تلفن همراهتان قابل دسترسی باشد؟
  • ویژگی ها: به چه ویژگی هایی از یک برنامه حسابداری نیاز دارید؟ کدام گزارش ها را نیاز دارید؟ کدام ویژگی ها به درد کسب و کار شما خواهد خورد؟

 

راهکار چیست؟

فرض کنید که مدیران و مالکان کسب و کارها از همان ابتدای کار با کمترین هزینه و عدم نیاز به تامین سخت‌افزار و نرم‌افزار بتوانند به آسانی امور مالی خود را سر و سامان دهند. در اینصورت براحتی می‌توانند تمامی تکالیف قانونی خود را ادا کرده و نیازمندیهای مدیریتی و اطلاعاتی خود را برطرف سازند.

خوشبختانه این نوع از فناوری هم‌اکنون براحتی و با کمترین هزینه در دسترس است و با نام سامانه‌های ابری شناخته می‌شوند. روند رو به رشد فناوری ابری در جهان نشان دهنده آن است که آینده بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط و حتی سازمانها به این سمت است و این رویکرد دلایل بسیاری دارد:

  • صرفه جویی در زمان: زمان راه‌اندازی کمتر
  • اشکال و خرابی کمتر: بروز رسانی ساده‌تر و سریعتر بدون اینکه نگران چیزی باشید و یا درگیر مسائل فنی شوید.
  • دسترسی از همه جا: خدمات ابری منحصر به زمان و مکان خاصی نیستند و در هرجایی که اینترنت باشد در دسترس شماست.
  • کاهش هزینه‌ها و نیروهای IT

نرم‌افزار حسابداری

نرم‌افزار حسابداری نمونه دیگری از نرم‌افزارهای بسیار پرکاربرد است که تعداد زیادی از کسب و کارها به آن نیاز دارند. نرم‌افزارهای حسابداری رایج در بازار نرم‌افزارهایی هستند که روی سیستم عامل (در بیشتر موارد ویندوز) نصب می‌شوند و برای جلوگیری از کپی غیر قانونی آن یک قفل سخت افزاری نیز به همراه نرم‌افزار ارائه می‌شود که بایستی به کامپیوتر متصل شود. اما تنها نیاز به نصب و استفاده از قفل سخت افزاری نیست که کار با این نرم‌افزارها را دشوار می‌کند، مشکلات دیگری نیز وجود دارند که کاربر تمایلی به درگیری با آنها ندارد. در زیر به برخی از این مشکلات اشاره می‌کنیم:

  1. کاربر بایستی نرم‌افزار را بر روی دستگاه مد نظر خود نصب کند، برخی مواقع کار نصب بسیار دشوار می‌شود، و نیاز به یک کارشناس کامپیوتر خواهیم داشت.
  2. برای بروزرسانی نرم‌افزار بایستی نرم‌افزار مجددا نصب شود و یا گاهی بروزرسانی نرم‌افزار باعث می‌شود سیستم به طور کلی از کاربر بیفتد و یا اطلاعات از دست برود.
  3. کاربر نمی تواند خارج از محیط کاری به نرم‌افزار دسترسی داشته باشد.
  4. حفظ بک آپ از اطلاعات و مدیریت بک آپهای موجود نیاز به توجه و مراقبت ویژه دارد و در صورت کوتاهی باعث حذف اطلاعات بسیار زیادی می‌شود.
  5. سیستمهای حسابداری فعلی برای نصب نیازمند فضای ذخیره سازی جهت نگهداری فایلهای نصب شده، اطلاعات ذخیره شده و فایلهای پشتیبان هستند و علاوه بر آن ram و cpu و سایر منابع سیستم را نیز ‌به طور قابل ملاحظه‌ای اشغال می‌کنند.

 

 

نرم افزار حسابداری آنلاین چیست؟

اطلاعات حسابداری و مالی جزو مهم ترین اطلاعات یک کسب و کار هستند. اگر اطلاعات سهوا یا عمدا حذف شوند خسارات بعضا جبران ناپذیری به شرکت تحمیل می شود. سرویس دهنده نرم افزار حسابداری آنلاین کلیک چگونه از این مشکل جلوگیری می کنند؟

به زبان ساده نرم افزار حسابداری آنلاین، یک نرم افزار حسابداری است که سرورهای آن در اینترنت قرار دارند و برای استفاده از آن تنها نیاز به اتصال به اینترنت و یک مرورگر(مانند Chrome, Firefox, IE, Edge, …) است.

قبل از ظهور نرم افزارهای حسابداری آنلاین، نرم افزارهای حسابداری به سه دسته تحت DOS، تحت ویندوز و تحت وب تقسیم بندی می شدند. اما در مقایسه با حسابداری آنلاین می توان همه آن سه دسته را نرم افزارهای حسابداری آفلاین نامید.

مزایای نرم افزار حسابداری آنلاین

در اینجا ما در خصوص امکانات نرم افزار حسابداری آنلاین صحبت نمی کنیم بلکه به ذکر مزایایی می پردازیم که معماری و ساختار  این نوع از نرم افزار باعث آن می شود.

امنیت بیشتر

بر خلاف آنچه که در نگاه اول به نظر می رسد، نرم افزار حسابداری آنلاین نسبت به نسخه آفلاین از امنیت بهتر و بالاتری برخوردار است. اما چرا و چگونه؟

برای درک بهتر ابتدا به مشکلات امنیتی که ممکن است برای یک نرم افزار حسابداری ایجاد شود می پردازیم و راهکارهای نسخه آنلاین را نسبت به نسخه آفلاین با هم مقایسه می کنیم.

۱- دسترسی غیر مجاز به اطلاعات حسابداری

این اقدام ممکن است توسط یکی از کارکنان شما انجام شود. ممکن است توسط یکی از کارشناسان شرکت فروشنده نرم افزار انجام شود و یا توسط یک شخص ثالث و از طریق نفوذ به سیستم صورت گیرد.

راهکار نرم افزار حسابداری آفلاین در برابر این نگرانی امنیتی چیست؟ پاسخ ساده است هیچ چیز. شرکت های ارایه دهنده نرم افزار حسابداری آفلاین همه چیز را در این زمینه به خود شما واگذار می کنند و شما نیز با تصور اینکه چون نرم افزار روی سرور داخلی شرکت شما است این خطر را احساس نمی کنید و معمولا هیچ اقدامی در این خصوص انجام نمی دهید.

اما نرم افزار حسابداری آنلاین بایستی برای همه این احتمالا راهکارهای مناسبی را در نظر بگیرد. به عنوان مثال در نرم افزار حسابداری آنلاین کلیک، با کنترل دقیق دسترسی ها و لاگین دو مرحله ای کارکنان شما به جز دسترسی که در اختیار دارند و فقط در زمان ها و مکان هایی که شما مجاز می دانید می توانند به اطلاعات مالی شما دسترسی داشته باشند. برای جلوگیری از دسترسی کارشناسان فروشنده، اطلاعات شما رمزگذاری می شوند و هیچ کس به جز خود شما به اطلاعات دسترسی ندارد. همچنین اقدامات امنیتی متعددی برای جلوگیری از نفوذ شخص ثالث انجام شده است که عملا دسترسی به اطلاعات مالی شما را غیرممکن می کند.

۲- از بین رفتن اطلاعات مالی

این اتفاق ممکن است بوسیله یک ویروس یا باج افزار و یا حتی یکی از کارکنانی که با شما مشکل دارد صورت گیرد.
مانند گزینه قبل نرم افزارهای حسابداری آفلاین مسئولیت این موارد را به خود شما واگذار می کنند و نهایتا به شما توصیه می کنند که آنتی ویروس نصب کنید

اما در نرم افزار حسابداری آنلاین و به عنوان نمونه در حسابداری آنلاین کلیک هزینه ها و مسئولیت نگهداری از اطلاعات شما و مقابله با ویروسها و باج افزارها و خراب کارهای عمدی بر عهده کلیک است و برای آن راهکارهای بسیار موثر و پیچیده انجام شده است.

۳- دزدی اطلاعات مالی

ممکن است یکی از کارکنان شما یک بکاپ از اطلاعات مالی شما بگیرد و همراه قفل نرم افزار با خود ببرد
مانند دو مورد قبل باز هم نرم افزارهای حسابداری آفلاین راهکاری برای این موضوع ندارند و اتفاقا امکان بکاپ گرفتن را به سادگی ممکن کرده اند.
اما در نرم افزار حسابداری آنلاین کلیک ، چیزی به نام قفل نرم افزار وجود ندارد که کسی بخواهد آنرا با خود ببرد. ثانیا امکان گرفتن بکاپ کامل از اطلاعات تنها با درخواست شما به عنوان مدیر شرکت فراهم شده است.

۴-آتش سوزی، زلزله، سیل، جنگ و سایر عوامل غیر مترقبه

حوادث طبیعی یکی دیگر از اتفاقاتی است که ممکن است باعث نابودی کل اطلاعات مالی شما شود.

بهتر دیگر تکرار نکنیم که نرم افزارهای حسابداری آفلاین مطابق معمول مسئولیت نگهداری از اطلاعات را در این خصوص نیز به شما واگذار کرده اند.
اما در نرم افزار حسابداری کلیک  به صورت روزانه و خودکار از اطلاعات شما بکاپ گرفته می شود.

همان طور که ملاحظه کردید امنیت اطلاعات مالی شما در نرم افزار حسابداری آنلاین بسیار بالاتر از نسخه آفلاین است.

قیمت کمتر

به طور حتم قیمت یکی از عوامل موثر در انتخاب نرم افزار حسابداری است که قصد خرید آنرا دارید. نکته مهمی که نباید از آن غافل شد این است که هزینه استفاده از یک نرم افزار صرفا مبلغ آن نرم افزار نیست. بلکه مجموع هزینه هایی است که برای استفاده از آن نرم افزار به شرکت شما تحمیل می شود.

برای استفاده از یک نرم افزار حسابداری آفلاین هزینه های شما شامل: سخت افزار سرور، تجهیزات شبکه، لایسنس آنتی ویروس، هزینه دستمزد کارشناس IT تمام وقت یا پاره وقت، هزینه هارد برای نگهداری بکاپ ها، مبلغ نرم افزار، پشتیبانی سالیانه

اما برای استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین شما تنها یک مبلغ را پرداخت می کنید و هیچ هزینه پنهان دیگری برای شما وجود ندارد.

اگر این مبلغ را درست محاسبه کنید خواهید دید که استفاده از ساده ترین نرم افزارهای آفلاین هزینه بالاتری نسبت به نرم افزار آنلاین دارد.

دسترسی راحت تر

با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین شما می توانید در هر زمان از شبانه روز و از هر نقطه از جهان و با هر گجتی (کامپیوتر، تبلت، موبایل) به صورت امن به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشید.

در یک جلسه مهم کاری هستید و به یکی از گزارشات مالی نیاز دارید، یا در سالن انتظار پرواز هستید و می خواهید از فرصت استفاده کنید و نگاهی به گزارشات مالی بیاندازید. تنها کافی است با موبایل یا تبلت یا لپ تاپ خود به اینترنت وصل شوید و سپس به سیستم مالی خود لاگین کنید. آنچه نیاز دارید به سادگی در اختیار شما قرار می گیرد.

یکپارچگی کاملتر

نرم افزار حسابداری نقطه تجمیع همه فعالیتهای شرکت است که اثر مالی دارند. لذا همواره این نیاز وجود داشته و دارد که نرم افزارهای دیگر اعم از CRM، فروشگاه اینترنتی، داشبوردهای مدیریتی و … به نرم افزار حسابداری لینک باشند. اما متاسفانه نسل سنتی نرم افزارهای حسابداری چنین قابلیتی را ندارند و اگر جایی لینکی ایجاد شده باشد با روش های غیر استاندارد و با دسترسی مستقیم به پایگاه داده انجام شده است.

اما در نرم افزار حسابداری آنلاین کلیک به عنوان یک نمونه مدرن و با نگرش باز، برای انجام تمام امکانات نرم افزار API وجود دارد. و هر نرم افزاری با هر تکنولوژی را می توان به نرم افزار حسابداری آنلاین کلیک لینک کرد.

در حال حاضر نرم افزار حسابداری آنلاین کلیک با ویژگی های منحصر به فرد و امکانات خاص و همچنین گزارشات جامع و متنوع یکی از بهترین و قوی ترین نرم افزار های حسابداری آنلاین محسوب می شود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *