اهمیت کارشناس در نرم افزار حسابداری به این دلیل است که برخی از شرکت‌ها در استفاده از نرم‌افزار حسابداری به محدود کردن کاربرانی که سمت‌های متفاوتی در یک شرکت دارند، نیاز دارند. مثلاَ کاربرانی که در انبار کار می‌کنند فقط به زیرسیستم انبارداری دسترسی داشته باشند، یا چندین کاربر که مسئولیت ثبت فاکتورها را دارند فقط بتوانند به فاکتورهای خود و مشتریان خود و همچنین حساب بانک وصندوق خودشان دسترسی داشته باشند که این موارد در نرم‌افزار تحت وب کلیک وجود دارد. یکی از قسمت‌هایی که برای انجام این کار در سیستم وجود دارد تعریف کارشناس می‌باشد.
برای تعریف کارشناس از زیرسیستم خرید و فروش منوی اطلاعات  و بر روی +کارشناس جدید کلیک می‌کنیم.

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید، برای ایجاد یک کارشناس به کد تفضیلی و کد شخص نیاز داریم. که در کنار هر تکمیل خودکار مربوطه علامت مثبتی به عنوان میانبر برای ایجاد کردن کد جدید برای حساب تفضیلی و همچنین کد شخص وجود دارد. البته اگر کد تفضیلی و کد شخص را قبلاَ در زیرسیستم مربوط به خود ایجاد کرده باشید در فیلد مربوطه تنها نام را وارد کرده و سپس انتخاب می‌کنید. در قسمت عنوان، آقا یا خانم را نوشته و در قسمت نام هم نام فرد مورد نظر را می‌نویسیم. همینطور سایر اطلاعات را وارد کرده و در قسمت کاربر، کاربر مورد نظر را انتخاب کرده و در انتها تائید می‌کنیم.

برای محدود نمودن دسترسی کاربران باید به ترتیب زیر و با نهایت دقت عمل کرد:

۱.مرحله اول: ایجاد کاربر برای مشتری
۲.مرحله دوم: ایجاد گروه کاربری برای مشتری
۳.مرحله سوم: عضویت کاربر درگروه کاربری خودش
۴.مرحله چهارم: ایجاد صندوق به نام کاربر و دادن دسترسی گروه کاربری همان کاربر به صندوق جدید
۵.مرحله پنجم: ایجاد مشتری به نام مشتری جدید
۶.مرحله ششم: ویرایش مشتری و برداشتن(یادداشت کردن) کد شخص وکد تفضیلی آن مشتری
۷.مرجله هفتم: ایجاد کارشناس به نام آن مشتری و تخصیص کدهای مربوط به شخص و تفضیلی که قبلا از مشتری یادداشت کرده بودیم و اتصال آن کارشناس به کاربر مشتری
۸.مرحله هشتم: ایجاد ویزیتور به نام آن مشتری و تخصیص کدهای مربوط به شخص و تفضیلی که قبلا از مشتری یادداشت کرده بودیم و اتصال آن ویزیتور به کاربر مشتری