حساب تفصیلی و اهمیت آن

shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape
shape

حساب تفصیلی و اهمیت آن

قبل از اینکه به تعریف حسابهای تفصیلی بپردازیم لازم است که تعریفی از حسابهای کل و حسابهای معین داشته باشیم چرا که حساب تفصیلی زیرگروه این دو حساب به حساب می آید.

حساب کل

سرفصل حسابهای کل معمولاً از طرف مراجع ذیصلاح مانند سازمان حسابداری ، سازمان حسابرسی، سازمان امور مالیاتی کشور و جوامع حسابداری معرفی می گردد.حساب کل در واقع سرفصلهای استاندارد حسابداری هستند که به طور کل وضعیت حساب یک شرکت را نشان می دهند.

حسابهای معین

حسابهای معین زیرمجموعه یا زیرگروه حسابهای کل بشمار می آیند. از آنجایی که حسابهای کل بطور جزء نمی توانند ارائه گزارش نمایند بنابراین لازم است که حسابهای جزءتری هم به این حساب اضافه و معرفی شود از این جهت از حساب معین استفاده می نمایند.معین یک لغت عربی است و معنی آن کمک رساننده می باشد.در واقع یک حساب کل توسط حساب معین بیشتر شناخته می شود .مثلا وقتی گفته می شود که حسابهای دریافتنی و گزارش حسابهای دریافتنی ، این حساب به طور کل میزان طلب شرکت را به نمایش می گذارد.اما اگر خواسته باشیم که طلب از هر نفر را مشخص نماییم ، نیاز به حسابهای معین می باشد.

حسابهای تفصیلی

حسابهای تفصیلی چیست؟ جزئی ترین سطح سرفصل ها در نرم افزارهای جدید حسابداری، حساب تفصیلی نامیده می شود. به دلیل ایجاد فاصله و تفکیک بین سطح حساب ها، این نوع سرفصل، تفصیلی نامیده می شود.حسابهای تفصیلی در واقع زیرگروه حسابهای معین می باشد یعنی زمانی که حساب موردنظر با حسابهای معین هم مشخص نشود لازم است که حسابهای تفصیلی هم به آن اشاره شود .کلمه تفصیلی در عربی به معنی تشریح کردن و شرح دادن . یعنی در حسابداری ما اگر بخواهیم حسابی را بیشتر شرح دهیم از حساب تفصیلی استفاده می نماییم.مثلاً حسابهای دریافتنی ، طلب های شرکت را به طور کل نشان می دهد . بدهکاران تجاری حسابهای معین این حساب را نشان می دهد اما اسم شرکتها به عنوان تفصیلی آن بشمار می آید.یا در مثال دیگر: حساب موجودی نقد و بانک به عنوان یک حساب کل در سرفصلهای حسابداری استفاده می شود و حساب بانک ها به عنوان معین این حساب درنظر گرفته می شود .حال اگر بخواهیم بدانیم که کدام یک از بانک ها مورد نظر است نیاز به حساب های تفصیلی می باشد.به عنوان مثال: موجودی نقد و بانک –معین بانک ها-تفصیلی بانک سپه

حسابهای تفصیلی در دو گروه طبقه بندی و تقسیم می شوند.

۱-حسابهای تفصیلی چند سطحی

۲-حسابهای تفصیلی شناور

حسابهای تفصیلی چند سطحی

با توجه به مثال فوق اگر حساب تفصیلی هم در مشخص نمودن کالا یا نوع حساب دقیق نباشد می توانیم از حسابهای تفصیلی چند سطحی استفاده نماییم. با توجه به مثال فوق اگر ما در بانک سپه چند حساب داشته باشیم نیاز به حساب تفصیلی چند سطحی می باشد که حسابهای تفصیلی چند سطحی یعنی طبقه بندی کردن یا ریز کردن حسابهای تفصیلی . به عنوان مثال: حساب جاری بانک سپه –حساب پس انداز بانک سپه در اینجا خود حساب بانک سپه تفصیلی می باشد اما معرفی نوع حساب تفصیلی نوع ۱ شناخته می شود .با فرض اینکه ما در تفصیلی نوع ۱ ، نیز به نتیجه نرسیم مثلاً در این بانک چند حساب جاری داشته باشیم نیاز هست که تفصیلی سطح ۲ نیز معرفی شود به این معنی که حساب موجودی نقد و بانک به عنوان حساب کل ، حساب بانک ها به عنوان حساب معین ، حساب بانک سپه به عنوان حساب تفصیلی ، حساب جاری بانک سپه به عنوان تفصیلی سطح ۱ یا تفصیلی نوع ۱ و حساب جاری بانک سپه به شماره ۱۲ می تواند به عنوان حساب تفصیلی سطح ۲ بشمار رود.این تعریف در رابطه با کالاها نیز در شرکت بسیار کاربرد دارد یعنی کالاهایی که تنوع بسیار داشته و درانواع ، مدل ها و رنگهای مختلف تولید و فروخته می شود نیاز به حسابهای تفصیلی چند سطحی داریم . به عنوان مثال یک کالای برقی که انواع و اقسام رنگ و مدل را در خود دارد می بایستی توسط حسابهای تفصیلی چند سطحی در سیستم معرفی شود . به طور کلی حسابهای تفصیلی برای جزء کردن گزارشات و کمک به مدیریت برای سیاست های آتی ایشان در نظر گرفته می شود.

حسابهای تفصیلی شناور

بعضی از نرم افزارها این قابلیت را دارند و همانطوری که از اسم آن پیدا است ، حسابهای تفصیلی شناور به صورت شناور با حساب های معین در ارتباط می باشند و می توانیم از طریق حسابهای معین به آن اشاره نماییم.یعنی وقتی که ما یک حساب تفصیلی شناور داشته باشیم می توانیم آن را به حسابهای معین مختلفی ارتباط دهیم . به عنوان مثال در حساب معین یا تفصیلی فردی به نام آقای حسینی را به عنوان مشتری و همچنین فروشنده و همچنین دارای سمت های مختلف را می خواهیم در نرم افزار تعریف نماییم . در این حالت اگر این فرد را به صورت عادی بخواهیم معرفی نماییم لازم است که در زیرگروه چند حساب تعریف شود ولی با حساب های تفصیلی شناوربا امکانی که در نرم افزار وجود دارد فقط ارتباط این حساب را با حساب های دیگر مشخص می نماید

کاربرد حساب تفصیلی

از حساب های تفصیلی جهت نمایش دقیق مشخصات اشخاص و نیز نوع ارتباط مالی آنها با شرکت استفاده می شود به عنوان مثال با ایجاد ارتباط بین حساب دریافتنی تجاری و حساب تفصیلی که به نام “آقای مجید هاشمی” ثبت شده ماهیت حساب وی بدهکار و نوع ارتباط مالی وی با شرکت به عنوان مشتری و خریدار محصولات و یا خدمات شرکت تعیین می شود. کاربرد دیگر حساب های تفصیلی، مشخص نمودن جزئیات بیشتر گروه حساب ها، حساب های کل، معین و جز (معین در معین) می باشد.
حساب تفصیلی، اشاره به دو مورد کاملا جدا از هم دارد و مانده حساب جز “بانک های ریالی”  را به تفکیک نمایش می دهد. (نکته: مانده و گردش حساب ها در هر سطحی حاصل گردش و مانده حساب های سطح پایین تر می باشد).

ماهیت حساب تفصیلی

حساب های تفصیلی بر خلاف حساب های کل، معین و جزء به تنهایی دارای ماهیت بدهکار یا بستانکار نمی باشند و در ثبت اسناد قابل استفاده نیستند و حتما باید با توجه به رویداد مالی مربوطه ، سرفصل های مناسب انتخاب شده و پس از آن حساب تفصیلی مرتبط ثبت گردد. به عنوان مثال واریز مبلغ  ۱/۰۰۰/۰۰۰ ریال به حساب جاری ۱۲۳ بانک ملی شعبه الف به تنهایی قابل ثبت نمی باشد و جهت ثبت آن به ترتیب ابتدا باید حساب کل موجودی نقد و بانک، سپس حساب معین موجودی بانک و بعد از آن موجودی بانک های ریالی انتخاب شده و بعد از انتخاب این سرفصل ها در بخش تفصیلی حساب تفصیلی ” جاری ۱۲۳ بانک ملی شعبه الف”  انتخاب و ثبت شود.

نکته

با توجه به تعداد زیاد حساب های تفصیلی در شرکت ها که معمولا شامل نام مشتریان و فروشندگان، پرسنل و … است و هر یک از این افراد نیز با حساب های خاصی مرتبط هستند بهتر است که ابتدا گروه حساب های تفصیلی را ایجاد نماییم و گروه های تفصیلی را با سرفصل های حسابداری مرتبط کنیم و بعد از آن اشخاص را در گروه های مربوطه تعریف نماییم.البته امکان ایجاد گروه تفصیلی باید در نرم افزار شما وجود داشته باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *